Prorogation des délais - comptes annuels - COVID 19
L'Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l'épidémie de covid-19 a été publié au journal officiel le 26 mars dernier.
Afin de faire face à la situation actuelle et pour faciliter la gestion des sociétés, le gouvernement a dû prendre des mesures exceptionnelles.
En effet, le confinement décrété par le gouvernement a contraint de nombreuses sociétés à fermer leurs infrastructures, obligeant ainsi les organes décisionnaires à rester chez eux.
Néanmoins, pour éviter que des sanctions soient appliquées en cas de retard dans l'approbation des comptes annuels et consolidée, le gouvernement a prorogé de nombreux délais.
La prorogation des délais pour arrêter les comptes annuels et consolidés pour les sociétés non-cotées
L'article 1 de l'Ordonnance 2020-318 prévoit une prorogation de 3 mois pour arrêter les comptes dans les SA à directoire pour les sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et le 25 juin 2020.
L'article 4 de l'Ordonnance 2020-318 prévoit une prorogation de 2 mois pour arrêter les comptes dans les sociétés tenues (société de 300 salariés ou plus ou dont le montant net du CA est égal à 18 millions d'euros) d'établir des documents de gestion prévisionnelle (situation de l'actif réalisable et disponible et du passif exigible, compte de résultat prévisionnel, tableau de financement et plan de financement prévisionnel).
L'Ordonnance n°2020-319 du 25 mars 2020 prévoit que les délais pour convoquer l'assemblée et pour faire approuver les comptes et les documents qui y sont joints sont prorogés de 3 mois. Dès lors, dans les sociétés où la date butoir d'arrêté des comptes s'apprécie par rapport à la date de l'AG, sera prorogée.
Le recours à la visioconférence
L'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 étend et assouplit de façon temporaire le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour les organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.
L'article 8 de l'ordonnance prévoit que le recours à ces moyens est autorisé pour l'ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l'arrêté ou à l'examen des comptes annuels.
L'assemblée générale dispose de 3 mois complémentaires pour approuver les comptes
L'Ordonnance n°2020-319 du 25 mars 2020 prévoit que les délais pour convoquer l'assemblée et pour faire approuver les comptes et les documents qui y sont joints sont prorogés de 3 mois pour toutes les sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l'expiration d'un délai d'1 mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire (soit à ce jour, le 25 juin 2020).
Par exemple, si une société a clôturé ses comptes au 31 décembre 2019, elle aura jusqu'au 30 septembre 2020 pour faire approuver ses comptes (et non au 30 juin 2020, comme cela aurait été normalement le cas).
Etant précisé que :
- les membres de l'AG doivent être informés du report ;
- le dépôt des comptes est également reporté ;
- ces dispositions ne s'appliquent pas aux sociétés dont le commissaire aux comptes a émis un rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
La possibilité d'organiser une AG à huit-clos
Si les sociétés souhaitent maintenir la date de l'AG, elles peuvent organiser une assemblée à huit-clos, c'est-à-dire sans la présence physique des participants et sans participation à une quelconque conférence.
Néanmoins, il est impératif d'informer les participants des AG soit par le biais des formalités de convocations, si elles n'ont pas commencé ; soit par le biais d'un régime spécifique d'information, si elles ont déjà débuté.
Etant précisé que si les formalités de convocation ont déjà débuté, elles n'ont pas être renouvelées, les membres de l'AG sont informés par tous moyens trous jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée et que les formalités restant à accomplir seront effectuées dans les conditions ordinaires.
Il est impératif, outre les informations essentielles (date et heure de l'assemblée) qui doivent être communiquées, d'informer les membres de l'assemblée générale de manière claire et précise des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble de leurs droits.
Le cas particulier des sociétés cotées
L'Ordonnance n°2020-318 ne prévoit pas de prorogation des délais pour arrêter les comptes pour les sociétés cotées.
La Directive européenne « transparence » impose aux sociétés cotées de publier un rapport financier annuel et un rapport financier semestriel et il n'est pas possible d'y déroger en droit interne.
Néanmoins, l'AMF offre la possibilité à ceux qui ne pourraient pas publier les rapports financiers de mettre en place un calendrier sous réserve de communiquer plusieurs informations à l'AMF et au marché :
- toute anticipation d'un quelconque retard de publication sur le calendrier règlementaire ;
- les raisons de ce retard ;
- une date prévisionnelle de publication;
Nous restons à votre disposition pour l'organisation de vos assemblées, y compris par visioconférence.